I NCC sitt kontorbygg i Østensjøveien i Oslo sitter Thomas Iversen og ser bort på to store skjermer hengende på kortveggen i et stort møterom. De er 86’’ store og montert side om side. Thomas kobler til en pc, får opp en modell på den ene skjermen og forteller at dette er prosjektet han jobber på nå.
- De aktive skjermene gjør det mulig for å engasjere deltakerne å løse en oppgave i fellesskap, sier han.
Thomas er Lead Specialist VDC (Virtual Design and Construction) og har vært med på å utforme rommet vi sitter i. Her skal teknologien støtte opp om samhandling og dialog. Ikke stå i veien for den.
1. Dere har bygd noen rom som er større og litt annerledes fra det tradisjonelle møterommet. Hva er tanken med dette rommet?
Dette rommet er hjertet av samhandling og rommer flere funksjoner. Det gir oss muligheten til å tilpasse bruken av rommet etter behov. I løpet av en dag med prosjektering har vi felles plenumssamlinger og en eller flerfaglig samtidig-prosjekteringsmøter (ICE). Rommet gir mulighet for å engasjere og angi prosessene og status i prosjektet. Veggene brukes til visuell visning av plan, milepeler, produkt og prosjektløsninger. Vi benytter både trådløs og kablet oppkobling på skjermene avhengig av bruken. Vi har erfart at deltakerne bør få en kort introduksjon og opplæring for å utnytte det digitale potensialet. Mange tar det lett og får brukt mye av det digitale potensiale, men andre trenger litt mer tid.
Et viktig bruksområde for interaktive skjermer er at deltagerne kan jobbe direkte i modell, kart, Office applikasjoner.
2. Man prater ofte om VDC og ICE metodikk i forbindelse med slike rom. Hva ligger i dette og hvilken fordel har det å benytte dette i BAE næringens ulike prosjekttyper?
Rommet, er en viktig del av samspillslokale hvor prosjekteringsgruppen er samlokalisert hele eller deler av uken. Her foregår både planlagte og pop opp behovsmøter i løpet av dagen eller uken. Hele samspillslokale benyttes hvor vi kan ha fire eller flere parallelle møteserier pågående. Vi har flere andre mindre rom med digitale skjermer, videokonferanseutstyr og analoge tavler for arbeidsmøter.
3. Beskriv samspillsmetoden, hva er det?
Å samle et team, hvor alle aktører har felles målsetning om å ivareta prosjektets samfunnsmål og løse effekt- og resultatmål. Arbeidsformen kontraktfestes for fasen eller hele prosjektperioden. Alle ulike aktører i prosjektteamet opptrer som kolleger hvor vi forplikter oss å følge samspillerklæringen. Erklæringen føres opp hvilken positiv adferd vi skal etterleve, kombinert med fagkompetanse i samspillet. Ærlighet, tillit og respekt utgjør er nødvendig fundament for et relasjonsbasert samarbeid. Som igjen skifter fokuset bort fra suboptimale løsninger for enkeltfag, til optimale løsninger som er best for prosjektet. Under samspillet kontrolleres valgene mot miljøplan, rett funksjons kvalitet og betydningen for prosjektering og produksjonsframdrift. For så å sikre eierskap i alle valg må en dele økonomi åpent med hverandre synliggjøre risiko og muligheter.
.png?width=3091&height=2571&name=NCC.m%C3%B8terom.redigert%20(1).png)
4. Mye av møtevirksomheten er digital med eksterne deltagere på video. Når i prosjektet er det det særlig viktig med samlokaliserte møter og er det egentlig så viktig at vi sitter i samme rom?
De siste to Covid-årene har vi fått et digitalt løft som har åpnet opp mulighetene for utprøving og testing av digitale videokonferanser. Selv om videokonferanse har sine fordeler, gir det å være fysisk til stede en raskere forpliktelse og engasjement. Ikke-verbal kommunikasjon, som antas å utgjøre 60-70% av kommunikasjon, fanges lettere opp med fysisk deltakelse og inngir mer tillit enn kun video kommunikasjon.
Rommet som er tilgjengelig for alle i NCC er luftig og lyst. Det er et behagelig sted å oppholde seg. Det er enkelt å koble seg opp og benytte utstyret, noe som er avgjørende for at brukeren skal være tilfreds og oppleve mestring. Thomas og NCC er et godt eksempel på at man legger til rette for samarbeid og gjensidig forståelse der det digitale støtter, ikke hindrer.
Referanser brukt:
Thomas Iversen - Lead Specialist VDC (Virtual Design and Construction).
Les om mer om hva som er nødvendig for god samhandling i møterommet .