Post-It-lapper, flipovers, whiteboards og passive flatskjermer. Hvem trenger vel museer når vi har møterom som dette?
Tradisjonelle møterom preges av analoge, tungvinte prosesser – for eksempel å notere med tusj på en flipover, for deretter å bruke smarttelefonen din til å ta bilde av det du akkurat noterte. Det er på høy tid å digitalisere møterommene våre, på linje med samfunnet for øvrig. Ikke fordi digitalisering i seg selv er et mål, men fordi vi må legge til rette for møter av høy kvalitet.
Skjermen er møterommets viktigste verktøy. Velg deretter.
Når du skal velge skjerm, er det i hovedsak to kategorier du kan velge fra: Passive skjermer og interaktive skjermer.
Passive skjermer – fine å se på, men...
Ryggmargsrefleksen din er kanskje å dra til elektrobutikken og rett og slett kjøpe en TV. Og hvorfor ikke? Du vet hvordan den fungerer, den er flat og den koster ikke all verden. Ulempen med såkalte passive skjermer er at publikum først og fremst blir observatører.
En TV-skjerm egner seg godt til å se – nettopp – TV, men i et møterom, der aktiv deltakelse er ønskelig, kommer den til kort. Har du kanskje tenkt på hvorfor det i et møterom nesten alltid henger et whiteboard i tillegg til TV-skjermen?
Det er enkelt og greit fordi TV-en ikke egner seg til å notere på. Dermed må innspill, idéer og handlingsplaner skrives ned på annet vis. Det blir som regel på whiteboard eller flipover.
– Har vi en tusj som fungerer? Tar noen et bilde av dette her? Sender du meg det på mail? Hvem makulerer flipover-arkene? Kan noen hente en pose til Post-It-lappene? Låser du dem inn i arkivskapet?
Det finnes bedre måter.
Interaktive skjermer – visningsflater du kan jobbe på
Interaktive skjermer er, som navnet antyder, skapt for interaksjon. Rent visuelt ligner de TV-skjermer, men fordi hele visningsflaten er touch-sensitiv, har brukeropplevelsen mer til felles med smarttelefoner og nettbrett.
Skapt for samhandling
En interaktiv touch-skjerm kan benyttes som en arbeidsstasjon og en samhandlingsflate, der flere personer i fellesskap kan produsere noe. På den interaktive flaten kan du, ved hjelp av berøring og digitalt blekk, interagere med tekst, bilder og presentasjoner. Dermed blir møter og presentasjoner mer levende og aktiverende.
– De som holder presentasjoner her liker spesielt godt det at man kan interagere med skjermen – altså bla i presentasjonen med fingeren, ringe rundt, tegne piler og slikt – da er du bokstavelig talt hands-on og man blir liksom mer en del av selve presentasjonen. Det er mye bedre enn å stå ved pc-en og trykke.
Trygve Kristensen, IT-sjef i advokatfirmaet Grette
Touch er effektivt og inkluderende
Når du uansett skal ha flatskjerm som visningsflate, hvorfor ikke dra nytte av alle de mulighetene en interaktiv skjerm byr på? Det faller oss helt naturlig å styre telefoner, nettbrett og skjermer med touch – da vil det snart oppleves unaturlig ikke å interagere med innholdet på skjermene vi henger på veggene våre også.
Noe så enkelt som å zoome inn på et bilde eller et nøkkeltall i regnskapet kan være tungvint for den som ikke styrer spakene.
– Kan vi gå til kolonnen med casene igjen?
– Hvilken mener du?
– Den forrige vi var på. Nei, ikke den … den … der, ja. Nei, den ved siden av!
Med en interaktiv skjerm er det bare å reise seg, gå til skjermen og zoome med tommel og pekefinger.
Skjermen fungerer som et whiteboard
Velger du en passiv skjerm, er du som sagt avhengig av et whiteboard på veggen i tillegg. De gode interaktive skjermløsningene har et innebygget whiteboard som enkelt kan deles i sanntid med mobile enheter. Disse er like enkle i bruk som det analoge whiteboardet, men tillater også samskriving med mobile enheter, lagring og distribusjon av innholdet.
Bedre møter med interaktive skjermer
Difi har laget en veileder for mer effektive møter, der de blant annet påpeker det at «det må være en grunn til at de som er invitert skal delta». De anbefaler at rene informasjonsmøter legges til andre kanaler (hvem har vel ikke hørt murring om at «dette møtet burde ha vært en e-post»).
Her ligger det viktige føringer for hva du bør tenke på når du skal innrede ditt nye møterom, ikke minst for skjermvalget. I motsetning til passive skjermer, er nemlig interaktive skjermer skapt for samarbeid.
Er ikke det hele vitsen med å møtes?