Når du har bladd gjennom HDMI 1, 2, 3, AV1, AV2, AV3 og RGB fire ganger, og kunden venter forgjeves på presentasjonen din, kan det være fristende å gi projektoren et signal av typen hammer.
Vi har alle vært utsatt for suboptimale møter. Noen ganger er vi selv skyld i problemene, men vel så ofte er det teknikken som ikke spiller på lag. Det er dessverre lite vi kan gjøre for å sikre oss mot menneskelig feilbarlighet, men vi kan i det minste lage møterom som legger til rette for enhver bruk – og enhver bruker.
Her er fem vanlige irritasjonsmomenter fra møterommet, og hva du kan gjøre for å bøte på dem.
1. «Intet signal»
Lite er mer irriterende enn en skjerm eller projektor som bare ikke greier å mane frem den glitrende presentasjonen du har jobbet med i flere dager. «Kan du ikke bare ta det muntlig da», foreslår sjefen, som selv er av den gamle skolen. «Eller vise det på laptopen?»
En av kundene kremter, en annen vrir seg i stolen. Følelsen av hjelpeløshet er lammende. Det er tydelig at de ikke har tid til å vente; samtidig vet du at pitchen din er langt mer overbevisende når alle får med seg figurene og tabellene dine.
Du gir til slutt etter og står krokrygget over laptopen på 13 tommer og peker mens du gjør ditt beste for å virke overbevisende.
Løsning: De beste interaktive skjermene byr på trådløs speiling av alle enheter, uten eksternt tilbehør som Apple TV eller Chromecast.
Det er bare å være tilkoblet samme nett og følge den enkle instruksjonen på skjermen – på samme måte som når du benytter Chromecast eller Airplay hjemme. Funksjonaliteten er integrert i skjermen. Hvis det skulle være å foretrekke, går det selvfølgelig an å laste inn presentasjoner rett fra USB.
2. Whiteboard – pålitelig irriterende
Whiteboard er enkel teknologi som har gjort nytte for seg i mange år. Såpass rause får vi være. Samtidig er den en pålitelig kilde til irritasjon.
Det er ikke uvanlig at to whiteboards henger ved siden av hverandre, slik at arbeidsflaten blir stor nok. Det tar mye plass, det er ikke særlig pent, og i tillegg akkompagneres de nesten alltid av en flatskjerm. Alt dette skal vatres og aller helst flukte med hverandre.
Så er det tusjene. Når du endelig finner en, er det 50/50 om den fungerer eller ikke. Også er det viskeklossen, som har det med å ligge alle andre steder enn i holderen sin.
Hvis du er så heldig at whiteboardet har vært behørig utstyrt, er det heller ikke bare bare å dele notatene med møtedeltakerne. Noen må ta bilder og sende det rundt på e-post. Til slutt må du huske å viske ut sensitiv informasjon, som bedriftshemmeligheter, persondata eller resultatet fra bondesjakken.
Løsning: De gode interaktive skjermløsningene gjør alt det whiteboardet ditt drømmer om å kunne. Først og fremst har de ubegrenset overflate. Du kan zoome inn og ut, legge til sider, skrive med pennen (eller fingeren) og viske med håndflaten.
Interaktive skjermer kan dessuten deles live med eksterne møtedeltakere, du kan lagre sesjonen i skjermen eller slette det hele etter møteslutt. Mange setter dessuten stor pris på muligheten til å distribuere møtenotatene som en pdf rett fra skjermen.
3. Flipover – på tide å bla videre
Forestill deg en flipover.
Hvis du synes det oser 1985 (e.Kr.) av den, er du nok ikke alene. Du kan ikke viske ut det du har skrevet, tusjene har det med å gå tomme og du må hele tiden starte på et nytt ark.
Oppbevaring og arkivering går imidlertid som en lek, så lenge du har ringpermer og/eller arkivskap i formatet 65 cm x 95,5 cm (også kjent som 0,62 m2).
Løsning:
Se punkt 2.
4. Dårlig lyd – dårlige møter
Konferansesamtaler er et helt topp konsept. De gjør det mulig å samle folk til møter, uansett hvor de befinner seg. Bare koble deg til møtet og prat i vei – så lenge lyden tillater det, selvfølgelig. Hvis du bare bruker en laptop med innebygget mikrofon og høyttalere, er risikoen stor for ekko og feedback. Dessuten er det vanskelig for dem som sitter lengst unna å høre og bli hørt. Ikke bare er dette svært irriterende saker, det gjør også at deltakerne ikke får bidratt.
Løsning: Nureva HDL300 er en lydplanke som, ved hjelp av en nærmest magisk beregningsmetode, gjør at alle i møterommet hører nøyaktig like godt, uansett hvor langt unna lydkilden de befinner seg. Ikke nok med det – lydplanken plukker opp lyd på samme måte, slik at alle i møterommet også høres nøyaktig like godt. I tillegg har den et superenkelt brukergrensesnitt: Det er bare å sette i ledning, og HDL300 tar automatisk over som lyd- og mikrofonkilde.
Hørte vi et hurra?
5. Internettforbindelsen som forsvant
Alt henger sammen, og for at møtet skal gå smidig for seg, må internettforbindelsen være til å stole på. Er den ikke det, ryker alt: skybaserte presentasjoner, filer, konferansesamtaler og YouTube i pausen.
Løsning: Invester i en 4G-ruter for nødstilfeller. Det er gode sjanser for at mobilnettverket fungerer selv om det trådløse nettverket er nede for telling en stund. Det er så klart mulig å bruke «Delt internett»-funksjonen på mobilen (det er i prinsippet også en 4G-ruter), men det er ikke sikkert du ønsker at alle deltakerne skal koble seg til, bruke av datakvoten og kapre telefonen din gjennom hele møtet.
Les også: Hvordan finner du den perfekte skjermen til møterommet?