Mer enn 70% av verdens møterom står nå delvis tomme og mye tyder på at vi får en hybrid arbeidshverdag også etter pandemien. Vi har dermed samlet 5 råd til deg for å skape mer effektive videokonferanser basert på vår erfaring med interaktive samhandlingsløsninger.
1. Gi alle en oppdatering på forhånd
- Send dagsorden med eventuelle relevante dokumenter vedlagt i forkant av møtet
- Gå gjennom agendaen og understrek de viktigste beslutningene som skal taes.
- Introduser eventuelle nyheter og nykommere for gruppen
- Send sammendrag med oppfølgingsoppgaver slik at ting blir gjort i henhold til planen
Når du holder videokonferanser test nettverkskvaliteten slik at bilde og lyd er tilfredstillende før møtet begynner, og benytt eventuelt hodetelefoner (eller interaktiv lyd) for å minimere bakrunnstøy,
2. Involvér samtlige fra start
Størst mulig engasjement fra deltagerne gi mer produktive møter enten det er live eller på nettet.
- Start med uformelle samtaler på vers av (det digitale (!) ) bordet for å få deltagerne engasjert i hverandre. slik får noe å bygge videre på.
- Eliminier passiv lytting ved at du som tilrettelegger ikke bare setter dagsorden, men stiller spørsmål underveis og håndterer eventuelle diskusjoner som dukker opp.
- Gi hver deltager tid og plass slik at alle er klar over sin rolle og blir engasjert fra starten. Det vil også sikre at de mer introverte deltagerne blir hørt.
3. Færre deltagere og mindre lokaler
Forskning tyder på at jo mindre møtet er jo mer effektivt er det, tenkt rundt 7 - 10 personer. Hvis selskapet / organisasjonen din er større enn dette, hva med å lage egne break out sessions etter plenumgjennomgangen? Både Zoom og Microsoft Teams gir deg denne muligheten.
4. Automatiser arbeidsflyt og repetitive oppgaver
Det finnes mange måter å effektivisere og automatisere mange av de daglige, manuelle og repetitive arbeidsoppgaver i forbindelse med bedriftens videokonferanser.
- Digitale verktøy som Microsofts Power Automate kan automatisere arbeidsflyten mellom applikasjoner, opprette møter, synkroniserer filer og samle inn data ettersom du ønsker.
- Mange benytter kommunikasjonsplattformen Slack istedenfor intern e-postkommunikasjon, her kan møteinnkallelser utløse invitasjon i Slack til dine kolleger samt mal til deg i Google Docs der du plotter inn dagens agenda og oppgaver som bør løses.
5. Gjør videokonferansen interaktiv
- Benytt møteromsteknologi som digitale whiteboards og brainstormingsessjoner ala Miro eller TeamWorks slik at man får element av taktilitet i opplevelsen (forskning viser at taktilitet øker oppmerksomheten med inntil 20%).
SMART Board Pro skjermer og de digitale samhandlingsflatene tilgjenglig tillater bedriften å samarbeide som om de var i samme rom. Alle kan legge til filer og dokumenter, skissere og utveksle ideer i et felles digitalt rom uten å veksle mellom ulike programmer. Møteleder er synlig samtidig som man benytter det taktile interaktive flater tilbyr. Du kan også benytte en Podium løsning om man ønsker samme effekt hjemmefra.
Alt man kommer frem i møter internt eller presentasjoner du holder over nettet med kunder blir automatisk lagret og tilgjengelig for ettertiden. Skulle du ønske å prøve våre interaktive møteromsløsninger holder vi demonstrasjoner i våre lokaler eller via Zoom og Teams.
Utdrag fra våre interne kurs og videokonferanser i Interactive med bruk av interaktivitet:
Kilder:
- Bob Sutton, Why Big Teams Suck: Seven (Plus or Minus Two) Is the Magical Number Once Again
- Density, We Have a Space Problem: Benchmarks Reveal $150 Billion in Office Waste
- Abintra, Businesses blow billions on wasted office space
- Hovedbilde: GettyImages